効果的な英語ビジネス文書の書き方
企業綱領・社是と改まって言うと堅苦しい感じですが、英語ではmission statement、
会社の設立目的を3-5文ほどで書き表したものです。企業のホームページやパンフレットには欠かせない会社概要に記載する文章です。
最近は英語のホームページやパンフレットを作成する企業も増えています。
会社の第一印象を決める大切な英語ビジネス文書に載せる社是を、日本語の会社設立目的の部分をそのまま英語に翻訳してmission statementとして記載している会社が多いのではないでしょうか。
翻訳はあくまでも翻訳です。日本語独特の奥ゆかしい表現などを、たとえ完璧に翻訳されても、
出来上がった英語ビジネス文書を読む外国人にとって印象深い社是になっているでしょうか?
印象深く洗練された社是とは、会社の存在意義と未来への展望を明確に記したものです。
あなたの会社の意義、特徴、事業内容を振り返り、なぜこの会社が設立されたのか、
会社全体での現在のゴールは何かを考えて書く必要があります。社会のどんなニーズに応えようとしているのか?
そのニーズにどのように対応しているのか?会社設立に際しての哲学は何であったか?そのようなことを一度明らかにしてみてください。
書き手がひとりで考えるのではなく、他の従業員や役員など、さまざまな人に考えを聞いてみてください。
多くの答えを通して、会社のmission statementがクリアになってくるはずです。これを元に、次の3つの事項が明確な社是を書きましょう。
1.会社の目的、2.事業内容、3.社会にとっての会社の価値
下書きを作成したら、それに対して次のような質問をしてみましょう。
- 会社の目的を読んだ人が感心してくれ、会社を支持したくなるように書けているか?
- 従業員など会社に関係のある人々にモチベーションを与えるような文章に書けているか?
- 要旨が明確で、わかりやすいか?
- 会社の事業内容を説明するのに能動態の動詞を用いているか? ( 会社が○○をする、という文体。名詞の羅列や受動態ではなく。 )
- 会社の目的は、人が一度読んで覚えていられるほどの短さに書けているか?
ここまで書けたら、必ずプルーフリーディングをし、文法やスペルのミスをチェックしましょう。
それから声に出して読み、リズムも確認すること。WhiteSmoke英文ライティングソフトを使えば、
既に書いた英文メールや英語ビジネス文書を分析し、より説得力のある力強い語句に置き換えたり、形容詞や副詞を適切な箇所に挿入することが出来ます。またあらゆるシチュエーションに対応した英文文例集がついており、
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