英文督促状

英文督促状の書き方

英文督促状の上手な書き方

英文督促状の書き方と文例をご紹介します。相手に迅速に対処してもらえるような、明確な督促状に仕上げましょう。

督促状とは支払いや提出を催促するために出す文書のことです。支払い督促の場合、支払いを催促する催促状を出したのにもかかわらず入金がない場合に出します。催促状に記載した締め切り後1週間程度経過すてから督促状をだすのが普通です。

日本語の文書と違い、英文督促状では期日、金額などを明記し、丁寧な挨拶など省きます。書き方のポイントとしては、

1.未支払いに対して文句を言うのではなく、支払いを思い出させるような文章にしましょう。信用と権限を兼ね備え、穏やかな言い方ではありますが言いたいことは明確述べた英文督促状にすることで、相手にしっかり意図が伝わります。

2.元の支払日とこれからの支払い予定日を明確に述べます。

3.未支払いに対しての法的手段を説明する場合は、法律用語ではなく、普段の言葉で説明しましょう。支払いが遅れていることを相手にしっかりわからせます。

4.相手が連絡しやすいようにあなたの連絡先(電話番号、住所、 E メールアドレス)を明記しましょう。
5.もし行き違いですでに支払いがされている場合を考慮し、その場合はこの督促状を無視するように書きます。

6.元の請求書を一緒に送り、相手に再確認してもらいます。

7.督促状が数回にわたる場合は、多少きつめの文体でも構いません。 では、いくつか例文を見てみましょう。

例: This is our second late payment notice. We still have not received the payment for invoice xx. Would you PLEASE send the payment as soon as possible?

( インボイスxxの件ですが、まだ入金の確認ができません。お振込みを至急してください)

例: The following invoice is long overdue. (Invoice の内容) Please contact us immediately regarding this situation. We must hear from you soon or be forced to take action.

長期の支払い遅れの場合、インボイスの内容を本文に示し、すぐ連絡ももらうように依頼します。もし支払いや連絡がなければ法的手段を取らざるをえないことを示唆し、早期解決を狙います。

例: The purpose of this email is to inform that the invoice ABC of $XXX continues to remain outstanding, which is greater than ○○ days overdue. We must demand immediate payment by XX- ○○. ( 請求書番号ABC のXXX 米ドル未だ支払いを頂いておりません。XX 月○○日までに支払いを完了することを強く要求します)
日本のビジネスカルチャーとの違いは、とにかく相手に行動を起こさせる為の依頼を、多少ぶっきらぼうでもストレートに示すことです。ビジネスライクという言葉がありますが、英文督促状はまさにその言葉がぴったりです。日本人には多少高圧的かと思われるくらいの表現の方が、相手に即座に行動を起こしてもらえます。

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