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英語メールの書き方


【How to write an effective Email-英語メールの効果的な書き方】

Eメールは21世紀の重要なコミュニケーション手段です。平均的な会社員が一日に受信するメールは60~200通にもなると言われています。 Eメールのおかげで、今や外国企業とも気軽にコミュニケーションが取れるようになりました。しかし、相手に好印象を与える英語メールを書けているでしょうか? ここでは、効果的な英語メールの書き方をご説明します。

効果的な英語メールの書き方

以下にあげるポイントは、どんな場合の英語メールにも適応できる基本的なガイドラインです。

1.英語メールの件名

英語メールの件名には用件を率直・手短に。何の目的でメールを送ったのかが読む前にひと目でわかるように。 
英語メール件名の例:"ABC Project delay" "Cancellation of meeting on Monday"等。

1.英語メールの挨拶

英語メールの書き出し・挨拶-Dear Mr./Ms.~ が最も普通の書き出しですが、何度もやりとりをしている相手ならHi John,といったくだけた書き出しもよく見られます。 誰かわからない相手に出す場合はDear Sir/Ma'am, To whom it may concern, は相手を特定しない場合に使われる書き出しです。

締め-Best Regards, Regards, Thank you, がよく使われます。よくやりとりをする間柄ならThanks, もよく使われますが、 フォーマルな英文レターの結びによく使われるSincerely yours等は、メールのやりとりには不適切。

2.書出し、最初の1文

書出しは、挨拶に続いてすぐに要件を一文にまとめます。

Dear Mr.Bryson,
I am writing this to introduce you to our new project manager.

Hi Mary,
I am happy to inform you that your application has been approved.

上の例文のように、"I am wiritng this to..."や"I am happy to inform you that..."は英語のメールの最初の1文の書出しに便利な表現です。 に、わかりやすく。一日に何通ものメールに目を通すわけですから、だらだらと長いメールは読みたくないものです。 スクロールダウンしなくても読める程度の長さに抑えましょう。用件がいくつかあるときは、用件ごとに番号をつけるとわかりやすい英語メールになります。

3.メールの本文の書き方

手短に、わかりやすく。一日に何通ものメールに目を通すわけですから、だらだらと長いメールは読みたくないものです。 スクロールダウンしなくても読める程度の長さに抑えましょう。用件がいくつかあるときは、用件ごとに番号をつけるとわかりやすい英語メールになります。

4.過去のやり取りの引用

過去に交わした、関連した用件のEメール(部分的でも)を記載する。 読み手がその用件について覚えていない場合でも、こうしておけばすぐに思い出してもらえます。

5.英語メールを書く際のヒント

ビジネスでの英語メールに略語表現は使わない方が無難です。特に、英語のネイティブでない相手と英語でメールのやりとりをする場合はなおさらです。 略語が何を意味するのかを分かってもらえなかったり、理解するのに時間がかかってしまうようでは、好印象な英語メールとは言えません。 略語はこなれた感じがしますが、友人や何度もメールのやり取りをしている相手への使用にとどめましょう。

6.スペル・文法チェック

英語メールは忙しくても必ず一度は読み返し、文法やスペルにミスがないか確認しましょう。文法やスペルミスが多い英文メールは相手に教養のない印象を与えてしまいます。
Whitesmoke英文ライティングソフトを使用すれば、あなたの作成した英文メールを分析し、最適な表現への置き換え、挿入語句を提案します。 誤りの訂正だけでなく、よりアップグレードした英語メールに仕上げることができます。

WhiteSmoke英文ライティングソフトには、様々な英語メールに使える英文文例・テンプレート集がついています。 これを上手に利用すれば、英語メール作成の手間と時間を大幅に短縮することができます。


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