英語 キャンセル・取消しの手紙

【英語でキャンセルの手紙を書く】

ここでは、英語でサービスを取消す手紙を書く場合を想定します。相手に英語で取消しを伝える上で一番大切なのは、絶対に誤解がないように、回りくどい表現は避け、はっきりと用件を書くことです。

英語でキャンセル・取消しをすると言っても様々な場合がありますが、雑誌の講読をキャンセルする、加入している保険を解約する、などといった場合は、なるべく短い英文で用件を書きましょう。英語の手紙・メールを書く上での原則、相手にしてほしい行動を明記することを忘れずに。相手が手紙やメールを受け取ったら確認の連絡をしてほしい旨も必ず書き添えましょう。

その場合の英語表現は
Please confirm receipt of this request by return mail at your earliest convenience.
が良いでしょう。

• 日付、会社名、連絡先を必ず記載しましょう。会員番号やアカウント番号、ユーザ名がある場合は、それも明記します。
• 英語でサービスをキャンセルする場合は、丁寧さよりも、用件をしっかりと伝えることに重点を置きましょう。サービスのキャンセルは、連絡が届いてから30 日後になることもよくありますので覚えておきましょう。
• キャンセルを承諾したという連絡( できればメールや手紙など記録が残るもので) をくれるよう頼みましょう。
• なんらかの契約をキャンセルする場合、英語でキャンセルしたい旨を書面にし、直筆の署名をしたうえで送付します。

“This letter serves to request my immediate membership cancellation at your vacation club. All obligations have been fulfilled with regard to this membership. I expect that no additional charges will be applied to my credit card. Please confirm receipt of this request by return mail at your earliest convenience.”

この英文は手短に取消しの用件を伝えています。今までメンバーであったバケーション・クラブから脱退するというものです。また、クレジットカードからの引き落としを中止するよう求めています。そして最後に確認の連絡を要求します。

署名した手紙を郵送する場合は、書留などで郵送すると、受け取り確認ができます。

英語で取消しの手紙を書き終えたら、是非WhiteSmoke で文法、スペルのチェックをしてください。正しい英語であることが、誤解を招かない第一条件です。