英語でミーティングの確認メールを書く
ビジネス上のミーティングや会議の約束を忘れてしまっては大変です。特に口約束でミーティングの日時を決めた場合など、こちらが覚えていても相手が覚えているか不安です。海外の企業とのビジネス上の打ち合わせは電話会議になる事が多いですが、時差の都合で、通常の勤務時間以外のミーティングとなる場合もあります。特にこのような場合は忘れがちですので、お互いの為に必ず確認のメールを入れましょう。 ビジネスミーティングの確認をするのですから、要点だけを書き、その他のことは書かないようにしましょう。
要点：
1. 導入 ( ミーティングに至る理由。相手に「誰だったっけ？」と思わせないため。 )
2. ミーティングの内容
3. 日程・時間・場所
文法、スペルのミスは誤解を招くことがありますので、必ずチェックしましょう。 以下の文例をご覧ください。
＜原文＞
Dear Michael.
Remember Me?? We meet at the metal worker’s trade show last week, and talked about pricing for raw materials which you can give at a signifacant discount for bulk orders if we sign a contract for a period of one year or longer. we briefly talked about meeting this Friday Afternoon, so I will be at your offices at 3 o’clock sharp. I am also interested in some of your raw plastic materials and I do think I would like it alot to get some pricing on that too.
See you Friday,
Roger Banks.
＜訂正した例＞
Dear Michael,
We met at the metal workers’ trade show last week, and talked at length about pricing for raw metal materials. I want to confirm our appointed meeting for this Friday the 3rd of April at 3pm in your office. I would also like to talk to you then about pricing on raw plastic materials.
Regards,
Roger Banks
CEO
Modern Metal Solutions
全体の文章は短くまとめつつ、ビジネスミーティングについての要点はしっかりと押さえています。
とにかく簡潔に要点だけを書くようにするわけですが、丁寧でフレンドリーな文章心がける事で、相手にミーティングを楽しみにしてもらえるような良い印象のメールに仕上がれば最高ですね。
